Ladda upp din portfölj till Strise

Du kan ladda upp din befintliga portfölj till Strise med hjälp av en CSV-fil. Detta är det snabbaste sättet att komma igång om du redan har en lista över företag eller privatpersoner som ska övervakas. Företag och privatpersoner laddas upp separat, var och en från sin egen portföljflik, med sitt eget filformat. Om du integrerar med Connect API kan du även synkronisera din kundlista programmatiskt.

Hur du laddar upp

1. Öppna portföljvyn och välj fliken Företag eller Privatpersoner, beroende på vad du laddar upp.
2. Öppna ⋯-menyn i portföljens sidhuvud och klicka på Ladda upp portfölj. Samma meny innehåller Ladda ner portfölj, som exporterar de entiteter som redan finns i den fliken som en CSV-fil.
3. På steget Fil bläddrar du efter din CSV-fil eller drar och släpper den i uppladdningsområdet. När filen har lästs rapporterar steget hur många av dess rader som matchade ett företag i Strise, och listar sedan antingen vad de efterföljande stegen kommer att hantera – ett antal per ärende – eller meddelar att ingenting behöver din uppmärksamhet.
4. Klicka på Nästa genom de steg som filen kräver. Varje ärende får sitt eget steg, och vart och ett av dessa steg visas endast när filen du laddade upp innehåller något av det slaget.
5. På steget Importera granskar du förhandsgranskningen, markerar kryssrutan för övervakning om du vill ha det, och klickar på Ladda upp. Dialogrutan rapporterar sedan hur många rader som köades för import, hur många rader i filen som inte importerades och – mer sällan – hur många som accepterades men inte kunde köas, och förblir öppen tills du klickar på Stäng.

Stegen, i den ordning du möter dem:

En felfri fil innebär alltså bara Fil följt av Importera. Vad mellanstegen kräver av dig beskrivs i Hantera dubbletter, fel och varningar, När ett nummer matchar flera företag och Skapa ett anpassat företag för en olöst rad. Dialogrutans sidhuvud visar de steg din fil kräver och vilket steg du befinner dig på; dess sidfot innehåller Tillbaka och Nästa. Om du väljer en annan fil, eller stänger och öppnar dialogrutan igen, börjar processen om på Fil och återställer dina val på steget Lös samt markeringarna på steget Skapa till sina standardvärden. Om ingenting i filen kunde läsas meddelar steget Fil detta och ber dig att åtgärda filen och ersätta den.

Filformat

Uppladdningen accepterar endast CSV-filer. Om dina data är i Excel-format konverterar du dem till CSV först:

1. Öppna filen i Excel.
2. Gå till Arkiv > Spara som.
3. Välj CSV (kommaavgränsad) som filtyp.
4. Spara och ladda upp den resulterande .csv-filen.

En fil får innehålla högst 1 000 datarader; en rubrikrad räknas inte in i detta. En större fil avvisas – både när den läses och igen om du skickar in den – med ett meddelande som anger din fils radantal och gränsen. Dela upp den i filer med 1 000 rader eller färre och ladda upp dem efter varandra.

Företag

Varje rad måste ha exakt sex kolumner, i denna ordning:

Exempel (kommaavgränsad, med rubrikrad):

Name,Organization number,Country,Assignee emails,Tags,Status
Nordfjord Fisheries,123456789,NO,anna@yourcompany.com,New customer,In Review
Lindqvist Consulting,5566778899,SE,"anna@yourcompany.com, jon@yourcompany.com","High risk, Retail",Account
,12345678,DK,,,Following
Thames Consulting Limited,01234567,GB,,Retail,Following
Shannon Logistics Ltd,196234,IE,anna@yourcompany.com,,In Review
Ridgeline Analytics Inc,4562893,US,,Tech,Prospect

Knappen Ladda ner mall på steget Fil genererar alltid den aktuella kolumnordningen, så använd den om du är osäker.

Länder och format för organisationsnummer

Norge, Sverige, Danmark, Finland och Storbritannien slås upp direkt mot det nationella företagsregistret. Alla andra länder slås upp mot Strises globala företagsdata, som endast omfattar ett företag om ett register-, moms- eller annat ID-nummer för det finns där. Ett företag registrerat utanför de fem registerländerna kan därför rapportera Företaget hittades inte även om numret är korrekt.

Där registret har ett enda kanoniskt format kontrollerar Strise numrets struktur före sökning och talar om vad som förväntades istället för att rapportera att företaget saknas:

Ett brittiskt nummer består alltid av 8 tecken, och ett kalkylblad tar bort inledande nollor från en kolumn med enbart siffror, så att 01234567 sparas som 1234567. Strise söker efter numret som du skrev det och sedan, om det inte ger något resultat, igen med nollorna återinsatta – så du behöver inte formatera om kolumnen. Nummer för de övriga fyra länderna fylls aldrig ut med nollor.

Dessa är de fem länder som slås upp mot ett nationellt register, så en formatkontroll är meningsfull. Nummer för alla andra länder accepteras så som de är skrivna och söks i befintligt skick – dessa företag matchas mot alla identifierare som Strise har för dem, vilket kan vara ett registernummer, ett momsnummer eller en annan registrering, och dessa har inget enhetligt format att kontrollera mot.

Landskoder är ISO 3166-1 alfa-2, inte landets egen förkortning. GE är Georgien, så ett tyskt företag måste använda DE; AT är Österrike, inte Australien (AU). En rad med fel kod genomsöks i fel land och rapporterar Företaget hittades inte.

När ett nummer matchar flera företag

Ibland delas ett organisationsnummer av fler än ett företag i Strises data – ett registernummer som borde vara unikt men förekommer på två poster, eller ett nummer som är ett registernummer för ett företag och ett moms- eller annat ID-nummer för ett annat. Strise väljer aldrig ett företag i tysthet: det presenterar varje kandidat för dig på steget Lös och låter dig välja.

Kandidaterna rangordnas efter hur väl varje företagsnamn matchar din fils Namn-cell, med bäst matchning först, och den med högst poäng är förvald – så det vanligaste fallet är en enkel bekräftelse snarare än en jämförelse. Varje rad har också alternativet Inget av dessa, alltid tillgängligt, ifall rätt företag inte finns bland kandidaterna. Om du väljer en kandidat importeras raden som det företaget. Om du väljer Inget av dessa skickas raden istället vidare till steget Skapa, i samma läge som en rad som ingenting matchade – se Skapa ett anpassat företag för en olöst rad.

Om din fils Namn-cell var tom har Strise ingenting att rangordna kandidaterna efter, så ingenting förväljs – du måste göra ett val själv innan raden kan importeras.

När numret matchar exakt ett företag används alltid det företaget och raden når aldrig steget Lös; ett namn som inte stämmer överens hindrar inte raden från att importeras, och raden listas istället under Varningar så att du kan se vilket företag den faktiskt matchades med.

Skapa ett anpassat företag för en olöst rad

Det här alternativet kräver modulen Custom Entities och behörighet att skapa anpassade entiteter. Be din CSM att aktivera Custom Entities för ditt team om du inte ser det. Utan det är varje olöst rad ett definitivt fel.

När en rad rapporterar Företaget hittades inte söker Strise först i sina egna data utifrån din fils Namn-cell och land, och presenterar eventuella träffar som förslag på steget Lös, rangordnade på samma sätt som i fallet med flera företag ovan och med samma alternativ för Inget av dessa. Ett organisationsnummer som inte ger några träffar är ofta felskrivet, omkastat eller från fel register, och företaget finns ofta i Strises data under namnet du skrev – så det är värt att kontrollera ett förslag här innan du väljer att skapa ett nytt företag.

Om en sökning på namn och land inte ger något resultat tar Strise bort landet och söker enbart på namnet över alla länder som det finns data för. Ett resultat från denna bredare sökning märks med Endast namnmatchning och visar kandidatens eget land snarare än det som angavs i din fil – kontrollera det landet innan du accepterar, eftersom matchningen enbart baseras på namnet och landscellen i din fil lika gärna kan vara den som är felaktig. Strise erbjuder högst fem kandidater för en rad, med bäst matchning först.

En rad där Namn-cellen lämnades tom har inget underlag för någon av sökningarna, så båda hoppas över och raden går direkt till steget Skapa nedan.

En rad utan förslag från någondera sökning, eller vars förslag du avvisar, fortsätter till steget Skapa nedan – liksom en rad som matchade flera företag när du väljer Inget av dessa för den. Namnsökningen körs oavsett land, så en rad i Norge, Sverige, Danmark, Finland eller Storbritannien kan fortfarande nå steget Lös och importeras som ett föreslaget företag. Det som begränsas av land är att skapa ett nytt företag: inom dessa fem länder synkroniserar Strise registret direkt, så ett nummer som inte matchar där är nästan alltid felaktigt, och steget Skapa erbjuds aldrig för det – att välja Inget av dessa på en sådan rad är ett definitivt fel.

Erbjudandet finns på ett eget Skapa-steg med rubriken Företag hittades inte. Det steget listar varje rad som når det – rader som inget företag matchade alls, eller rader vars förslag på steget Lös du avvisade – utan någon gräns för hur många som visas, så en rad långt ner i en lång fil är lika enkel att hitta som den första. Förhandsgranskningen på steget Importera visar sedan de rader du lät vara markerade tillsammans med de rader som matchade eller löstes till ett företag, begränsat till de första 20 sammanlagt, så att du kan se allt som uppladdningen kommer att göra innan du kör den. Om en rad varken löstes, skapades eller matchades meddelar steget Importera hur många sådana rader det finns innan du laddar upp.

• Det gäller per rad och är markerat som standard. Varje erbjuden rad som namngavs i din fil är redan markerad för att skapas. Avmarkera de du inte vill ha; det finns ingen kontroll för att avmarkera alla samtidigt.
• Steget visar landets flagga och namn, inte bara dess kod, så ett skrivfel som GE (Georgien) där DE (Tyskland) avsågs syns innan du skapar något. Varje rad visar även sitt radnummer, sitt organisationsnummer samt de ansvariga, taggar och den status som din fil angav.
• Ett organisationsnummer krävs. En rad utan användbart organisationsnummer erbjuds aldrig för skapande; lägg till det företaget i din portfölj manuellt istället.
• Ett namn krävs, men din fil behöver inte innehålla det. En rad där Namn-cellen lämnades tom erbjuds också: istället för ett namn visas ett inmatningsfält för Företagsnamn, och kryssrutan förblir inaktiverad tills du skriver ett. När du skriver ett namn markeras raden automatiskt, och företaget skapas under det namn du angav. Om du rensar namnet igen avmarkeras raden och kryssrutan inaktiveras. En rad där filen angav ett namn visar det namnet som text – inmatningsfältet visas endast där filen utelämnade namnet, och ett namn som kom från filen kan inte ändras här.
• Skapade företag har inga registerdata bakom sig. De är anpassade företag: de visas i portföljen, screenas mot sanktioner, PEP och negativ publicitet, övervakas och kan granskas, taggas, tilldelas ansvariga och ges en status. Ingenting från ett officiellt företagsregister stödjer dem, och deras uppgifter är exakt vad som fanns i din CSV-fil. Om företaget senare dyker upp i Strises registerdata kan ditt team koppla det anpassade företaget till det registrerade.
• Status, taggar och ansvariga hämtas från CSV-raden, precis som för alla andra rader. Huruvida det nya företaget läggs till i övervakning styrs av kryssrutan Lägg till uppladdade företag i övervakning som beskrivs under Övervakning nedan – inte standardinställningen som används när du skapar ett anpassat företag manuellt på annat håll i Strise, vilket automatiskt övervakar det och sätter dess status till Following.
• Att ladda upp samma fil igen skapar inte dubbletter. En rad vars anpassade företag redan finns för ditt team, dess land och dess organisationsnummer återanvänder det företaget istället för att skapa ett nytt.
• Skapandet sker i bakgrunden, precis som resten av uppladdningen, så ett skapat företag syns inte omedelbart i din portfölj.

Privatpersoner

Varje rad måste ha exakt sju kolumner, i denna ordning:

Exempel (kommaavgränsad, med rubrikrad):

Name,National identity number,Country,Birth date,Assignee emails,Tags,Status
Kari Nordmann,01019012345,NO,1990-01-01,anna@yourcompany.com,Onboarding,In Review
Jens Jensen,,DK,,,"Onboarding, VIP",Following

Formateringsanteckningar

• Rubrikrad – valfri. Strise upptäcker och hoppar över den automatiskt.
• Avgränsare – identifieras automatiskt. Semikolon, komma, tabb och vertikalstreck (pipe) fungerar alla.
• Valfria celler – lämna dem tomma, men behåll avgränsarna så att raden fortfarande har fullt antal kolumner.
• Citattecken – i en kommaavgränsad fil ska celler som innehåller kommatecken (flera e-postadresser för ansvariga eller taggar) omges av dubbla citattecken. Excel och den nedladdningsbara mallen gör detta automatiskt.

Hantera dubbletter, fel och varningar

Strise validerar filen innan något importeras. Var och en av de tre får sitt eget steg i dialogrutan, och varje flaggad rad visas med det radnummer den har i filen, inklusive eventuell rubrikrad. En flaggad rad presenteras på samma sätt som en rad som matchade: företaget den matchades med, eller – om ingen gjorde det – namnet, organisationsnumret och landet som din fil angav, tillsammans med ansvariga, taggar och status från filen. En rad som Strise inte kunde läsa alls har inga kolumner att visa, så den raden återgår till sin råtext från filen:

• Dubbletter – företag matchas mot det företag som organisationsnumret matchar, och privatpersoner mot nationellt identifikationsnummer, i båda fallen mot vad ditt team redan har och mot andra rader i samma fil. En rad som inte matchar ett företag, eller som saknar nationellt identifikationsnummer, flaggas aldrig. Steget listar varje duplicerad rad med det företag den matchar – för privatpersoner det namn och födelsedatum raden innehåller – tillsammans med ansvariga, taggar och status från din fil. Dessa kolumner är märkta "i filen" eftersom det är vad raden föreslår, inte vad din portfölj innehåller för närvarande, och valet nedan avgör vad som händer med dem. Välj hur de ska hanteras: Slå ihop (standard – data från filen och data i portföljen slås samman), Skriv över (data från filen skriver över befintliga portföljdata) eller Ignorera (duplicerade rader i filen hoppas över och portföljdata behålls). Ladda ner dubbletter ger dig dessa rader som en CSV-fil.

• Fel – rader som inte passerar valideringen listas tillsammans med orsaken till att de misslyckades. En rad rapporterar högst ett problem med sitt organisationsnummer och land, så att du åtgärdar den faktiska orsaken snarare än ett följdfel:

  Fel	Orsak
  Ogiltigt organisationsnummer '…'	Cellen för organisationsnummer är tom eller innehåller något som inte är ett nummer.
  Ogiltigt land '…'	Landscellen är inte en tvåställig ISO 3166-1 alfa-2-kod.
  Ogiltigt organisationsnummer '…'. Förväntade …	Numret matchar inte det landets registerformat. Meddelandet anger det format som förväntas.
  Flera företag matchar organisationsnumret …	Fler än ett företag har numret och kolumnen Namn avgjorde det inte. Meddelandet listar dem. Raden åtgärdas på steget Lös senare i guiden – se När ett nummer matchar flera företag.
  Inget företag hittades för organisationsnumret …	Numret och landet är korrekt formaterade, men inget matchande företag finns i Strise. Denna rad åtgärdas senare i guiden: Strise söker i sina egna data efter namn och presenterar vad det hittar på steget Lös, eller steget Skapa för en rad utanför Norge, Sverige, Danmark, Finland och Storbritannien – se Skapa ett anpassat företag för en olöst rad.
  Ogiltig företagsstatus '…'	Statuscellen matchar inte något av de godkända statusnamnen.
  Ogiltig e-postadress för ansvarig '…'	En e-postadress för en ansvarig matchar inte en användare i ditt team.

  De två sista gäller även för en rad med en privatperson, och en rad med en privatperson kan också misslyckas på grund av ett saknat namn eller ett ogiltigt födelsedatum. När ett meddelande visar ett värde inom citattecken är det cellen exakt så som den fanns i din fil; en cell som var tom rapporteras utan något, som bara Ogiltigt organisationsnummer, Ogiltigt land eller Ogiltig företagsstatus. Ladda ner fel ger dig de felaktiga raderna som en CSV-fil, så att du kan korrigera dem och ersätta filen.

  En felaktig rad hoppas över vid import; resten av filen läses in oavsett, så ett fel blockerar aldrig Ladda upp. Steget finns där för att berätta vilka rader som inte kom med och varför. För att ta med en rad kan du antingen korrigera den i din fil och ersätta filen, eller – om raden angav ett namn på ett företag eller inte matchade något – lösa den på steget Lös, eller skapa ett företag för den på steget Skapa.

• Varningar – rader som importeras, men där något är värt att titta närmare på. En varning blockerar aldrig uppladdningen och utesluter aldrig en rad från den; steget finns till för att berätta vad importen beslutade, inte för att kräva någon åtgärd från dig.

  Varning	Orsak
  Namn i filen (…) matchar inte företaget som hittades (…)	Organisationsnumret matchades mot exakt ett företag, och dess namn stämmer inte överens med cellen Namn. Numret avgör vilket företag som importeras, så raden importeras ändå.

  Meddelandet anger både namnet du skrev och företaget som numret matchades mot, så att du kan skilja en harmlös stavningsskillnad från fel nummer. Ladda ner varningar ger dig dessa rader som en CSV-fil; Ladda ner fel inkluderar dem också, så en vända med korrigering och ersättning täcker allt som filen flaggades för. Att ladda upp en rad som redan har importerats igen är säkert – den fångas upp av dubbletthanteringen ovan.

Övervakning

Steget Importera i uppladdningsdialogrutan har en kryssruta för Lägg till uppladdade företag i övervakning (eller Lägg till uppladdade personer i övervakning), markerad som standard. Avmarkera den för att importera entiteter utan att placera dem under övervakning.

Rader som laddas upp med statusen Ignored läggs aldrig till i övervakning, även om kryssrutan är markerad.

Ett företag som skapats från en olöst rad följer samma kryssruta snarare än den standardinställning som används när ett anpassat företag skapas manuellt på annat håll i Strise, vilket övervakar det automatiskt.

När du har bekräftat uppladdningen importeras entiteter i bakgrunden, så det kan ta en stund innan alla visas i din portfölj.