Laste opp porteføljen din til Strise

Du kan laste opp din eksisterende portefølje til Strise ved hjelp av en CSV-fil. Dette er den raskeste måten å komme i gang på hvis du allerede har en liste over selskaper eller privatpersoner som skal monitoreres. Selskaper og privatpersoner lastes opp separat, hver fra sin egen porteføljefane, med sitt eget filformat. Hvis du integrerer med Strise Connect API, kan du også synkronisere kundelisten din programmatisk.

Slik laster du opp

1. Åpne porteføljevisningen og velg fanen Selskaper eller Privatpersoner, avhengig av hva du laster opp.
2. Åpne ⋯-menyen i porteføljehodet og klikk på Last opp portefølje. Den samme menyen inneholder Last ned portefølje, som eksporterer enhetene som allerede er i den fanen som en CSV-fil.
3. På steget Fil blar du etter CSV-filen din eller drar og slipper den i opplastingsområdet. Når filen er lest, rapporterer steget hvor mange av radene som matchet et selskap i Strise, og viser deretter enten hva de påfølgende stegene vil dekke – et antall per sak – eller forteller deg at ingenting krever din oppmerksomhet.
4. Klikk Neste gjennom stegene filen krevde. Hvert problemområde får sitt eget steg, og hvert av disse stegene vises bare når filen du lastet opp inneholder noe av den typen.
5. På steget Importer går du gjennom forhåndsvisningen, huker av i avmerkingsboksen for monitorering hvis du ønsker det, og klikker på Last opp. Dialogen rapporterer deretter hvor mange rader som ble lagt i kø for import, hvor mange rader i filen som ikke ble importert, og – mer sjeldent – hvor mange som ble godtatt, men ikke kunne legges i kø, og forblir åpen til du klikker på Lukk.

Stegene, i den rekkefølgen du møter dem:

En feilfri fil er altså bare Fil etterfulgt av Importer. Hva mellomstegene ber deg om, beskrives i Håndtering av duplikater, feil og advarsler, Når ett nummer matcher flere selskaper og Opprette et egendefinert selskap for en uløst rad. Dialoghodet viser stegene filen krever og hvilket du er på; bunnlinjen inneholder Tilbake og Neste. Å velge en annen fil, eller å lukke og åpne dialogen på nytt, starter forfra på Fil og tilbakestiller valgene dine på Løs-steget og avmerkingene på Opprett-steget til standardverdiene. Hvis ingenting i filen kunne leses, opplyser Fil-steget om det og ber deg rette filen og erstatte den.

Filformat

Opplastingen godtar kun CSV-filer. Hvis dataene dine er i Excel-format, må du konvertere dem til CSV først:

1. Åpne filen i Excel.
2. Gå til Fil > Lagre som.
3. Velg CSV (kommaseparert) som filtype.
4. Lagre og last opp den resulterende .csv-filen.

Én fil kan inneholde maksimalt 1000 datarader; en overskriftsrad teller ikke med i dette. En større fil blir avvist – både når den leses og igjen hvis du sender den inn – med en melding som oppgir filens radantall og grensen. Del den opp i filer på 1000 rader eller færre, og last dem opp etter hverandre.

Selskaper

Hver rad må ha nøyaktig seks kolonner, i denne rekkefølgen:

Eksempel (kommaseparert, med en overskriftsrad):

Name,Organization number,Country,Assignee emails,Tags,Status
Nordfjord Fisheries,123456789,NO,anna@yourcompany.com,New customer,In Review
Lindqvist Consulting,5566778899,SE,"anna@yourcompany.com, jon@yourcompany.com","High risk, Retail",Account
,12345678,DK,,,Following
Thames Consulting Limited,01234567,GB,,Retail,Following
Shannon Logistics Ltd,196234,IE,anna@yourcompany.com,,In Review
Ridgeline Analytics Inc,4562893,US,,Tech,Prospect

Last ned mal-knappen på Fil-steget gir alltid gjeldende kolonnerekkefølge, så bruk den hvis du er usikker.

Land og formater for organisasjonsnummer

Norge, Sverige, Danmark, Finland og Storbritannia slås opp direkte mot det nasjonale foretaksregisteret. Alle andre land slås opp mot Strises globale selskapsdata, som bare dekker et selskap dersom en register-, MVA- eller annen identifikator for det finnes der. Et selskap registrert utenfor de fem registerlandene kan derfor rapportere Selskap ikke funnet selv om nummeret er riktig.

Der registeret har ett enkelt kanonisk format, sjekker Strise nummerets form før søket og forteller deg hva som var forventet i stedet for å rapportere selskapet som manglende:

Et britisk nummer er alltid 8 tegn, og et regneark fjerner ofte de innledende nullene fra en kolonne med bare sifre, slik at 01234567 lagres som 1234567. Strise søker etter nummeret slik du skrev det, og hvis det ikke gir treff, igjen med nullene lagt tilbake – så du slipper å formatere om kolonnen. Numre for de andre fire landene polstres aldri.

Dette er de fem landene som slås opp mot et nasjonalt register, så en sjekk av formen er hensiktsmessig. Numre for alle andre land godtas slik de er skrevet og søkes som de er – disse selskapene matches mot enhver identifikator Strise har registrert for dem, som kan være et registernummer, et MVA-nummer eller en annen registrering, og disse har ikke ett felles format å sjekke mot.

Landskoder er ISO 3166-1 alfa-2, ikke landets egen forkortelse. GE er Georgia, så et tysk selskap må bruke DE; AT er Østerrike, ikke Australia (AU). En rad med feil kode søkes opp i feil land og rapporterer Selskap ikke funnet.

Når ett nummer matcher flere selskaper

Noen ganger er ett organisasjonsnummer knyttet til mer enn ett selskap i Strises data – et registernummer som burde være unikt, men som dukker opp på to oppføringer, eller et nummer som er et registernummer for ett selskap og et MVA-nummer eller en annen identifikator for et annet. Strise velger aldri et selskap i det stille: alle kandidater legges frem for deg på steget Løs, og du får velge.

Kandidatene rangeres etter hvor godt hvert selskapsnavn matcher filens Navn-celle, best først, og den som scorer best forhåndsvelges – så det vanligste tilfellet er en enkel bekreftelse fremfor en sammenligning. Hver rad har også et Ingen av disse-valg, som alltid er tilgjengelig dersom det riktige selskapet ikke er blant kandidatene. Å velge en kandidat importerer raden som det selskapet. Å velge Ingen av disse sender raden videre til Opprett-steget i stedet, på samme måte som en rad ingenting matchet – se Opprette et egendefinert selskap for en uløst rad.

Hvis filens Navn-celle var tom, har ikke Strise noe å rangere kandidatene etter, så ingenting forhåndsvelges – du må ta et valg selv før raden kan importeres.

Når nummeret matcher nøyaktig ett selskap, brukes alltid dette selskapet, og raden når aldri Løs-steget. Et navn som ikke stemmer overens med dette, hindrer ikke raden i å bli importert, og raden oppføres under Advarsler i stedet slik at du kan se hvilket selskap den faktisk ble løst til.

Opprette et egendefinert selskap for en uløst rad

Dette alternativet krever modulen Egendefinerte enheter og tillatelse til å opprette egendefinerte enheter. Be din CSM om å aktivere Egendefinerte enheter for teamet ditt hvis du ikke ser det. Uten dette er hver uløste rad en kritisk feil.

Når en rad rapporterer Selskap ikke funnet, søker Strise først i sine egne data etter filens Navn-celle og land, og tilbyr det som blir funnet som forslag på Løs-steget, rangert på samme måte som i tilfellet med flere selskaper ovenfor og med det samme Ingen av disse-valget. Et organisasjonsnummer som ikke gir treff, er ofte feiltastet, ombyttet eller fra feil register, og selskapet finnes ofte i Strises data under navnet du skrev – så et forslag her er verdt å sjekke før du tyr til å opprette et nytt selskap.

Hvis et søk etter navn og land ikke gir noen treff, utelater Strise landet og søker på navnet alene på tvers av alle land systemet har data for. Et resultat fra dette bredere søket merkes som Kun navnematch og viser kandidatens eget land i stedet for landet filen oppga – sjekk dette landet før du godtar, ettersom treffet baserer seg utelukkende på navnet og landcellen i filen din like gjerne kan være den som er feil. Strise tilbyr maksimalt fem kandidater for en rad, best først.

En rad der Navn-cellen ble stående tom, har ingenting noen av søkene kan kjøre på, så begge hoppes over og raden går rett til Opprett-steget nedenfor.

En rad uten forslag fra noen av søkene, eller der du avviser forslagene, fortsetter til Opprett-steget nedenfor – det samme gjør en rad som matchet flere selskaper så snart du velger Ingen av disse for den. Navnesøket kjører uavhengig av land, så en rad i Norge, Sverige, Danmark, Finland eller Storbritannia kan fortsatt nå Løs-steget og importeres som et foreslått selskap. Det som er begrenset av land, er opprettelsen av et nytt selskap: for disse fem landene synkroniserer Strise registeret direkte, så et nummer som ikke matcher der er nesten alltid feil, og Opprett-steget tilbys aldri for dette – å velge Ingen av disse på en slik rad er en kritisk feil.

Tilbudet finnes på et eget Opprett-steg med overskriften Selskaper ikke funnet. Dette steget lister opp hver rad som når det – enten det er en rad ingen selskaper matchet i det hele tatt, eller en rad der du avviste forslagene fra Løs-steget – uten noen grense for hvor mange det viser, slik at en rad langt nede i en lang fil er like enkel å finne som den første. Forhåndsvisningen på steget Importer viser deretter radene du lot stå avmerket ved siden av radene som matchet eller ble løst til et selskap, begrenset til de første 20 til sammen, slik at du kan se alt opplastingen vil gjøre før du kjører den. Hvis en rad verken ble løst, opprettet eller matchet, opplyser Importer-steget om hvor mange slike rader det er før du laster opp.

• Det gjelder per rad, og er avmerket som standard. Hver tilbudte rad som filen din ga et navn til, er allerede avmerket for opprettelse. Fjern avmerkingen for dem du ikke ønsker; det finnes ingen funksjon for å fjerne avmerkingen for alle samtidig.
• Steget viser landets flagg og navn, ikke bare koden, slik at en skrivefeil som GE (Georgia) der DE (Tyskland) var ment, er synlig før du oppretter noe. Hver rad viser også sitt linjenummer, sitt organisasjonsnummer, og ansvarlige, tagger og status som filen tildelte den.
• Organisasjonsnummer er påkrevd. En rad uten et brukbart organisasjonsnummer tilbys aldri for opprettelse; legg heller til det selskapet i porteføljen din manuelt.
• Navn er påkrevd, men filen din behøver ikke å oppgi det. En rad der Navn-cellen sto tom tilbys også: i stedet for et navn viser den et Selskapsnavn-inndatafelt, og avmerkingen forblir deaktivert inntil du skriver inn et. Når du skriver inn et navn, merkes raden automatisk av for deg, og selskapet opprettes under navnet du skrev inn. Tømmer du navnet igjen, fjernes avmerkingen og blir deaktivert. En rad der filen faktisk oppga et navn, viser dette navnet som tekst – inndatafeltet vises bare der filen utelot navnet, og et navn som kom fra filen kan ikke endres her.
• Opprettede selskaper har ingen registerdata bak seg. De er egendefinerte selskaper: de vises i porteføljen, screenes for sanksjoner, PEP og negative medieoppslag, monitoreres, og kan vurderes, tagges, tildeles ansvarlig og gis en status. Ingenting støtter dem fra et offisielt foretaksregister, og detaljene deres er nøyaktig det som sto i CSV-filen din. Hvis selskapet senere dukker opp i Strises registerdata, kan teamet ditt koble det egendefinerte selskapet til det registrerte.
• Status, tagger og ansvarlige hentes fra CSV-raden, på samme måte som for enhver annen rad. Hvorvidt det nye selskapet legges til monitorering, følger avmerkingsboksen Legg til opplastede selskaper i monitorering beskrevet under Monitorering nedenfor – ikke standardinnstillingen som brukes når du oppretter et egendefinert selskap manuelt et annet sted i Strise, som automatisk setter det under monitorering og setter statusen til Following.
• Ny opplasting av samme fil oppretter ikke duplikater. En rad der det egendefinerte selskapet allerede finnes for teamet ditt, dets land og dets organisasjonsnummer, gjenbruker dette selskapet i stedet for å opprette et nytt.
• Opprettelsen skjer i bakgrunnen, i likhet med resten av opplastingen, så et opprettet selskap vises ikke i porteføljen din umiddelbart.

Privatpersoner

Hver rad må ha nøyaktig syv kolonner, i denne rekkefølgen:

Eksempel (kommaseparert, med en overskriftsrad):

Name,National identity number,Country,Birth date,Assignee emails,Tags,Status
Kari Nordmann,01019012345,NO,1990-01-01,anna@yourcompany.com,Onboarding,In Review
Jens Jensen,,DK,,,"Onboarding, VIP",Following

Merknader om formatering

• Overskriftsrad – valgfritt. Strise oppdager og hopper over den automatisk.
• Skilletegn – oppdages automatisk. Semikolon, komma, tabulator og loddrett strek (pipe) fungerer alle.
• Valgfrie celler – la dem stå tomme, men behold skilletegnene slik at raden fortsatt har det fulle antallet kolonner.
• Anførselstegn – i en kommaseparert fil må celler som inneholder komma (flere e-postadresser til ansvarlige eller tagger) omsluttes av doble anførselstegn. Excel og den nedlastbare malen gjør dette automatisk.

Håndtering av duplikater, feil og advarsler

Strise validerer filen før noe importeres. Hver av de tre får sitt eget steg i dialogen, og hver rad med flagg vises med linjenummeret den har i filen, medregnet overskriftsraden hvis det finnes en. En flagget rad presenteres på samme måte som en rad som matchet: selskapet den ble løst til, eller – der ingen gjorde det – navnet, organisasjonsnummeret og landet filen din oppga, sammen med ansvarlige, tagger og status fra filen. En linje Strise overhodet ikke kunne lese har ingen kolonner å vise, så den linjen faller tilbake til råteksten fra filen:

• Duplikater – selskaper matches mot selskapet organisasjonsnummeret løses til, og privatpersoner mot nasjonalt identitetsnummer, i begge tilfeller mot det teamet ditt allerede har og mot andre rader i samme fil. En rad som ikke løses til et selskap, eller som ikke har noe nasjonalt identitetsnummer, flagges aldri. Steget lister opp hver dupliserte rad sammen med selskapet den løses til – for privatpersoner, navnet og fødselsdatoen raden inneholder – sammen med ansvarlige, tagger og status fra filen din. Disse kolonnene er merket «i fil» fordi de representerer hva raden foreslår, ikke hva porteføljen din for øyeblikket inneholder, og valget nedenfor avgjør utfallet. Velg hvordan de skal håndteres: Slå sammen (standard – data fra filen og data i porteføljen slås sammen), Overskriv (data fra filen overskriver eksisterende porteføljedata), eller Ignorer (dupliserte rader i filen hoppes over, og porteføljedataene beholdes). Last ned duplikater gir deg disse radene som en CSV-fil.

• Feil – rader som ikke består valideringen, listes opp med årsaken til at de feilet. En rad rapporterer maksimalt ett problem med sitt organisasjonsnummer og land, slik at du retter den faktiske årsaken fremfor følgefeil:

  Feil	Årsak
  Ugyldig organisasjonsnummer '…'	Cellen for organisasjonsnummer er tom, eller inneholder noe som ikke er et nummer.
  Ugyldig land '…'	Landcellen er ikke en tosifret ISO 3166-1 alfa-2-kode.
  Ugyldig organisasjonsnummer '…'. Forventet …	Nummeret samsvarer ikke med det landets registerformat. Meldingen oppgir det forventede formatet.
  Flere selskaper matcher organisasjonsnummeret …	Mer enn ett selskap har nummeret, og Navn-kolonnen avklarte det ikke. Meldingen lister dem opp. Raden løses på Løs-steget senere i veiviseren – se Når ett nummer matcher flere selskaper.
  Selskap ikke funnet for organisasjonsnummeret …	Nummeret og landet er korrekt formatert, men det finnes ikke noe matchende selskap i Strise. Denne raden løses senere i veiviseren: Strise søker i sine egne data etter navn, og tilbyr det som blir funnet på steget Løs, eller steget Opprett for en rad utenfor Norge, Sverige, Danmark, Finland og Storbritannia – se Opprette et egendefinert selskap for en uløst rad.
  Ugyldig selskapsstatus '…'	Statuscellen samsvarer ikke med et av de gjenkjente statusnavnene.
  Ugyldig e-postadresse for ansvarlig '…'	En e-postadresse for ansvarlig samsvarer ikke med en bruker på teamet ditt.

  De to siste gjelder også for en privatpersonrad, og en privatpersonrad kan i tillegg feile på grunn av manglende navn eller en ugyldig fødselsdato. Der en melding viser en verdi i anførselstegn, er dette cellen nøyaktig slik filen din inneholdt den; en celle som var tom rapporteres uten anførselstegn, som bare Ugyldig organisasjonsnummer, Ugyldig land eller Ugyldig selskapsstatus. Last ned feil gir deg radene som feilet som en CSV-fil, slik at du kan rette dem og erstatte filen.

  En rad som feiler, hoppes over ved import; resten av filen legges inn uansett, så en feil blokkerer aldri Last opp. Steget er der for å fortelle deg hvilke rader som ikke kom med og hvorfor. For å inkludere en rad kan du enten rette den i filen din og erstatte filen, eller – der raden navnga et selskap eller ikke matchet noe – løse den på steget Løs, eller opprette et selskap for den på steget Opprett.

• Advarsler – rader som importeres, men der det er noe som er verdt å ta en titt på. En advarsel blokkerer aldri opplastingen og holder aldri en rad utenfor; steget er der for å fortelle deg hva importen avgjorde, ikke for å be deg om noe.

  Advarsel	Årsak
  Navn i fil (…) samsvarer ikke med selskapet som ble funnet (…)	Organisasjonsnummeret ble løst til nøyaktig ett selskap, og navnet stemmer ikke overens med Navn-cellen. Nummeret avgjør hvilket selskap som importeres, så raden importeres likevel.

  Meldingen oppgir både navnet du skrev og selskapet nummeret ble løst til, slik at du kan skille en ufarlig skrivefeil fra et feil nummer. Last ned advarsler gir deg disse radene som en CSV-fil; Last ned feil inkluderer dem også, slik at én runde med retting og erstatting dekker alt filen ble flagget for. Det er trygt å laste opp en rad som allerede er importert på nytt – den fanges opp av duplikathåndteringen ovenfor.

Monitorering

Importer-steget i opplastingsdialogen har en avmerkingsboks for Legg til opplastede selskaper i monitorering (eller Legg til opplastede personer i monitorering), som er avmerket som standard. Fjern avmerkingen for å importere enheter uten å sette dem under monitorering.

Rader som lastes opp med statusen Ignored, legges aldri til monitorering, selv når avmerkingsboksen er krysset av.

Et selskap opprettet fra en uløst rad følger denne samme avmerkingsboksen i stedet for standardinnstillingen som brukes ved manuell opprettelse av et egendefinert selskap et annet sted i Strise, som automatisk setter det under monitorering.

Etter at du bekrefter opplastingen, importeres enhetene i bakgrunnen, så det kan ta litt tid før alle vises i porteføljen din.