Upload af din portefølje til Strise

Du kan uploade din eksisterende portefølje til Strise ved hjælp af en CSV-fil. Dette er den hurtigste måde at komme i gang på, hvis du allerede har en liste over virksomheder eller privatpersoner, der skal overvåges. Virksomheder og privatpersoner uploades separat, hver fra sin egen porteføljefane og med sit eget filformat. Hvis du integrerer med Connect API, kan du også synkronisere din kundeliste programmatisk.

Sådan uploader du

1. Åbn porteføljevisningen, og vælg fanen Virksomheder eller Privatpersoner, afhængigt af hvad du uploader.
2. Åbn menuen ⋯ i porteføljens overskrift, og klik på Upload portefølje. Den samme menu indeholder Download portefølje, som eksporterer de enheder, der allerede findes på den fane, som en CSV-fil.
3. På trinnet Fil kan du browse efter din CSV-fil eller trække og slippe den i upload-området. Når filen er blevet indlæst, rapporterer trinnet, hvor mange af rækkerne der matchede en virksomhed i Strise, og viser derefter enten, hvad de efterfølgende trin vil dække – et antal for hvert problemområde – eller fortæller dig, at der ikke er noget, der kræver din opmærksomhed.
4. Klik på Næste gennem de trin, filen krævede. Hvert problemområde får sit eget trin, og hvert af disse trin vises kun, hvis den fil, du uploadede, indeholder noget af den type.
5. På trinnet Import gennemgår du forhåndsvisningen, markerer afkrydsningsfeltet for overvågning, hvis du ønsker det, og klikker på Upload. Dialogboksen rapporterer derefter, hvor mange rækker der blev sat i kø til import, hvor mange rækker i filen der ikke blev importeret, og – mere sjældent – hvor mange der blev accepteret, men ikke kunne sættes i kø, og den forbliver åben, indtil du klikker på Luk.

Trinnene i den rækkefølge, du møder dem:

En fejlfri fil er altså blot Fil efterfulgt af Import. Hvad mellemtrinnene kræver af dig, er beskrevet i Håndtering af dubletter, fejl og advarsler, Når ét nummer matcher flere virksomheder og Oprettelse af en tilpasset virksomhed for en uløst række. Dialogens overskrift viser de trin, din fil kræver, og hvilket trin du befinder dig på; bunden indeholder Tilbage og Næste. Hvis du vælger en anden fil eller lukker og genåbner dialogen, starter processen forfra ved Fil og nulstiller dine valg på trinnet Løs samt markeringerne på trinnet Opret til deres standarder. Hvis intet i filen kunne læses, oplyser trinnet Fil dette og beder dig rette filen og erstatte den.

Filformat

Upload accepterer kun CSV-filer. Hvis dine data er i Excel-format, skal du først konvertere dem til CSV:

1. Åbn filen i Excel.
2. Gå til Filer > Gem som.
3. Vælg CSV (kommatruncering) som filtype.
4. Gem og upload den resulterende .csv-fil.

Én fil må højst indeholde 1000 datarækker; en overskriftsrække tæller ikke med heri. En større fil afvises – både når den indlæses, og igen hvis du indsender den – med en meddelelse, der angiver din fils rækkeantal og grænsen. Opdel den i filer på 1000 rækker eller færre, og upload dem efter hinanden.

Virksomheder

Hver række skal have nøjagtigt seks kolonner i denne rækkefølge:

Eksempel (kommasepareret med overskriftsrække):

Name,Organization number,Country,Assignee emails,Tags,Status
Nordfjord Fisheries,123456789,NO,anna@yourcompany.com,New customer,In Review
Lindqvist Consulting,5566778899,SE,"anna@yourcompany.com, jon@yourcompany.com","High risk, Retail",Account
,12345678,DK,,,Following
Thames Consulting Limited,01234567,GB,,Retail,Following
Shannon Logistics Ltd,196234,IE,anna@yourcompany.com,,In Review
Ridgeline Analytics Inc,4562893,US,,Tech,Prospect

Knappen Download skabelon på trinnet Fil afspejler altid den aktuelle rækkefølge af kolonner, så brug den, hvis du er i tvivl.

Lande og formater for organisationsnumre

Norge, Sverige, Danmark, Finland og Storbritannien slås direkte op mod det nationale erhvervsregister. Alle andre lande slås op mod Strises globale virksomhedsdata, som kun dækker en virksomhed, hvis et register-, moms- eller andet identifikationsnummer for den findes der. En virksomhed, der er registreret uden for de fem registerlande, kan derfor rapportere Virksomhed ikke fundet, selvom nummeret er korrekt.

Hvor registret har et enkelt kanonisk format, kontrollerer Strise nummerets opbygning inden søgningen og fortæller dig, hvad der blev forventet, i stedet for blot at rapportere virksomheden som manglende:

Et britisk nummer består altid af 8 tegn, og et regneark fjerner ofte de foranstillede nuller fra en kolonne bestående udelukkende af tal, så 01234567 gemmes som 1234567. Strise søger efter nummeret, som du skrev det, og derefter, hvis dette intet finder, igen med nullerne genindsat – så du slipper for at omformatere kolonnen. Numre for de øvrige fire lande udfyldes aldrig med ekstra cifre.

Dette er de fem lande, der slås op mod et nationalt register, hvorfor en formatkontrol giver mening. Numre for alle andre lande accepteres, som de er skrevet, og søges som de er – disse virksomheder matches på enhver identifikator, Strise råder over for dem, hvilket kan være et registernummer, et momsnummer eller en anden registrering, og disse har ikke et enkelt fælles format at validere mod.

Landekoder er ISO 3166-1 alfa-2, ikke landets egen forkortelse. GE er Georgien, så en tysk virksomhed skal bruge DE; AT er Østrig, ikke Australien (AU). En række med den forkerte kode søges i det forkerte land og rapporterer Virksomhed ikke fundet.

Når ét nummer matcher flere virksomheder

Undertiden tilhører ét organisationsnummer mere end én virksomhed i Strises data – et registernummer, der burde være unikt, men optræder på to registreringer, eller et nummer, der er et registernummer for én virksomhed og et moms- eller andet id-nummer for en anden. Strise vælger aldrig en af dem i stilhed: alle kandidater præsenteres for dig på trinnet Løs, så du selv kan vælge.

Kandidaterne rangeres efter, hvor tæt hver virksomheds navn matcher cellen Navn i din fil, med det bedste match først, og den kandidat, der opnår den højeste score, er forudvalgt – så det typiske tilfælde er en enkelt bekræftelse snarere end en sammenligning. Hver række indeholder også valgmuligheden Ingen af disse, der altid er tilgængelig, hvis den rigtige virksomhed ikke findes blandt kandidaterne. Hvis du vælger en kandidat, importeres rækken som den pågældende virksomhed. Hvis du vælger Ingen af disse, sendes rækken videre til trinnet Opret i samme position som en række, intet matchede – se Oprettelse af en tilpasset virksomhed for en uløst række.

Hvis din fils celle Navn var tom, har Strise intet at rangere kandidaterne ud fra, og intet er derfor forudvalgt – du skal selv foretage et valg, før rækken kan importeres.

Når nummeret matcher præcis én virksomhed, bruges denne virksomhed altid, og rækken når aldrig trinnet Løs; et navn, der ikke stemmer overens med den, forhindrer ikke rækken i at blive importeret, og rækken vises i stedet under Advarsler, så du kan se, hvilken virksomhed den reelt blev løst til.

Oprettelse af en tilpasset virksomhed for en uløst række

Denne indstilling kræver modulet Tilpassede enheder og tilladelse til at oprette tilpassede enheder. Kontakt din CSM for at få aktiveret Tilpassede enheder for dit team, hvis du ikke ser det. Uden dette er enhver uløst række en fatal fejl.

Når en række rapporterer Virksomhed ikke fundet, søger Strise først i sine egne data ud fra din fils celle Navn og land og præsenterer eventuelle fund som forslag på trinnet Løs, rangeret på samme måde som i ovenstående tilfælde med flere virksomheder og med den samme valgmulighed Ingen af disse. Et organisationsnummer, der intet finder, er ofte fejlindtastet, har ombyttede cifre eller stammer fra det forkerte register, og virksomheden findes hyppigt i Strises data under det navn, du anførte – derfor er et forslag her værd at undersøge, før du tyer til at oprette en ny virksomhed.

Hvis en søgning på navn og land intet finder, udelader Strise landet og søger udelukkende på navnet på tværs af samtlige lande, det har data for. Et resultat fra denne bredere søgning mærkes med Kun navnematch og viser kandidatens eget land frem for det, din fil anførte – kontrollér det land, før du accepterer, da matchet udelukkende hviler på navnet, og landecellen i din fil lige så vel kan være den, der er forkert. Strise tilbyder højst fem kandidater for en række, med det bedste match først.

En række, hvor cellen Navn er efterladt tom, har intet grundlag for nogen af søgningerne, så begge springes over, og rækken går direkte til trinnet Opret nedenfor.

En række uden forslag fra nogen af søgningerne, eller hvis forslag du afviser, fortsætter til trinnet Opret nedenfor – ligesom en række, som flere virksomheder matchede, når du vælger Ingen af disse for den. Navnesøgningen kører uanset land, så en række i Norge, Sverige, Danmark, Finland eller Storbritannien kan stadig nå trinnet Løs og importeres som en foreslået virksomhed. Det, der begrænses af landet, er oprettelsen af en ny: Inden for disse fem lande synkroniserer Strise registret direkte, så et nummer, der ikke matcher dér, er næsten altid forkert, og trinnet Opret tilbydes aldrig for det – at vælge Ingen af disse for en sådan række er en fatal fejl.

Muligheden findes på sit eget trin Opret med overskriften Virksomheder ikke fundet. Dette trin viser enhver række, der når dertil – en, som slet ingen virksomhed matchede, eller en, hvis forslag fra trinnet Løs du afviste – uden nogen grænse for, hvor mange der vises, så en række langt nede i en lang fil er lige så nem at finde som den første. Forhåndsvisningen på trinnet Import viser derefter de rækker, du lod forblive markeret, side om side med de rækker, der matchede eller blev løst til en virksomhed, begrænset til de første 20 tilsammen, så du kan se alt det, uploadet vil udføre, før du kører det. Hvis en række hverken blev løst, oprettet eller matchet, angiver trinnet Import, hvor mange sådanne rækker der findes, før du uploader.

• Det gælder pr. række og er markeret som standard. Hver tilbudt række, som din fil forsynede med et navn, er allerede markeret til at blive oprettet. Fjern markeringen for dem, du ikke ønsker; der er ingen knap til at fravælge dem alle på én gang.
• Trinnet viser landets flag og navn, ikke blot dets kode, så en tastefejl som GE (Georgien), hvor DE (Tyskland) var tilsigtet, bliver synlig, inden du opretter noget. Hver række viser også sit linjenummer, sit organisationsnummer og de ansvarlige, tags og den status, din fil tildelte den.
• Et organisationsnummer er påkrævet. En række uden et brugbart organisationsnummer tilbydes aldrig til oprettelse; tilføj i stedet den pågældende virksomhed manuelt til din portefølje.
• Et navn er påkrævet, men din fil behøver ikke indeholde det. En række, hvor cellen Navn blev efterladt tom, tilbydes også: I stedet for et navn viser den et indtastningsfelt til Virksomhedsnavn, og dens afkrydsningsfelt forbliver deaktiveret, indtil du indtaster et. Når du indtaster et navn, markeres rækken for dig, og virksomheden oprettes under det indtastede navn. Rydder du navnet igen, fjernes markeringen, og afkrydsningsfeltet deaktiveres. En række, hvor filen indeholdt et navn, viser dette navn som tekst – indtastningsfeltet vises kun, hvor filen udelod navnet, og et navn fra filen kan ikke ændres her.
• Oprettede virksomheder har ingen registerdata bag sig. De er tilpassede virksomheder: De vises i porteføljen, screenes for sanktioner, PEP og negative medier, overvåges og kan tildeles vurderinger, tags, ansvarlige og en status. Intet understøtter dem fra et officielt erhvervsregister, og deres detaljer svarer nøjagtigt til, hvad der var i din CSV-fil. Hvis virksomheden senere dukker op i Strises registerdata, kan dit team forbinde den tilpassede virksomhed til den registrerede virksomhed.
• Status, tags og ansvarlige hentes fra CSV-rækken, nøjagtigt som for enhver anden række. Hvorvidt den nye virksomhed tilføjes til overvågning, følger afkrydsningsfeltet Føj uploadede virksomheder til overvågning, som er beskrevet under Overvågning nedenfor – ikke den standard, der anvendes, når du opretter en tilpasset virksomhed manuelt et andet sted i Strise, hvilket overvåger den og automatisk sætter dens status til Following.
• Gen-upload af den samme fil skaber ikke dubletter. En række, hvis tilpassede virksomhed allerede eksisterer for dit team med samme land og organisationsnummer, genbruger den pågældende virksomhed i stedet for at oprette en ny.
• Oprettelsen sker i baggrunden, ligesom resten af uploadet, så en oprettet virksomhed vises ikke i din portefølje med det samme.

Privatpersoner

Hver række skal have nøjagtigt syv kolonner i denne rækkefølge:

Eksempel (kommasepareret med overskriftsrække):

Name,National identity number,Country,Birth date,Assignee emails,Tags,Status
Kari Nordmann,01019012345,NO,1990-01-01,anna@yourcompany.com,Onboarding,In Review
Jens Jensen,,DK,,,"Onboarding, VIP",Following

Formateringsnoter

• Overskriftsrække – valgfri. Strise registrerer og ignorerer den automatisk.
• Afgrænsningstegn (separator) – registreres automatisk. Semikolon, komma, tabulator og pipe fungerer alle.
• Valgfrie celler – efterlad dem tomme, men behold separatorerne, så rækken stadig har det fulde antal kolonner.
• Brug af anførselstegn – i en kommasepareret fil skal celler, der indeholder kommaer (flere e-mails for ansvarlige eller tags), omsluttes af dobbelte anførselstegn. Excel og den skabelon, der kan downloades, gør dette automatisk.

Håndtering af dubletter, fejl og advarsler

Strise validerer filen, inden noget importeres. Hver af de tre kategorier får sit eget trin i dialogen, og hver markeret række vises med det linjenummer, den har i filen, inklusive overskriftsrækken, hvis en sådan findes. En markeret række vises på samme måde som en række, der matchede: Den virksomhed, den blev løst til, eller – hvor ingen gjorde – det navn, organisationsnummer og land, din fil anførte, sammen med de ansvarlige, tags og status fra filen. En linje, som Strise slet ikke kunne læse, har ingen kolonner at vise, hvorfor den falder tilbage til sin rå tekst fra filen:

• Dubletter – virksomheder matches på den virksomhed, som organisationsnummeret peger på, og privatpersoner på det nationale id-nummer, i begge tilfælde mod hvad dit team allerede har, og mod andre rækker i den samme fil. En række, der ikke peger på en virksomhed, eller som intet nationalt id-nummer har, markeres aldrig. Trinnet viser hver duplikeret række sammen med den virksomhed, den peger på – for privatpersoner det navn og den fødselsdato, rækken indeholder – sammen med de ansvarlige, tags og status fra din fil. Disse kolonner er mærket med "i fil", fordi det er, hvad rækken foreslår, ikke hvad din portefølje indeholder på nuværende tidspunkt, og valget herunder afgør deres skæbne. Vælg, hvordan de skal håndteres: Flet (standarden – data fra filen og data i porteføljen flettes), Overskriv (data fra filen overskriver de eksisterende data i porteføljen) eller Ignorer (duplikerede rækker i filen springes over, og porteføljedataene bibeholdes). Download dubletter giver dig disse rækker som en CSV-fil.

• Fejl – rækker, der ikke består valideringen, vises sammen med årsagen til, at de mislykkedes. En række rapporterer højst ét problem med sit organisationsnummer og land, så du retter den egentlige årsag i stedet for en afledt fejl:

  Fejl	Årsag
  Ugyldigt organisationsnummer '…'	Cellen til organisationsnummer er tom eller indeholder noget, der ikke er et tal.
  Ugyldigt land '…'	Landecellen er ikke en to-bogstavs ISO 3166-1 alfa-2-kode.
  Ugyldigt organisationsnummer '…'. Forventede …	Nummeret matcher ikke det pågældende lands registerformat. Meddelelsen angiver det forventede format.
  Flere virksomheder matcher organisationsnummer …	Mere end én virksomhed bærer nummeret, og kolonnen Navn afgjorde det ikke. Meddelelsen lister dem. Rækken løses på trinnet Løs senere i guiden – se Når ét nummer matcher flere virksomheder.
  Virksomhed ikke fundet for organisationsnummer …	Nummeret og landet er korrekt udformet, men der findes ingen matchende virksomhed i Strise. Denne række løses senere i guiden: Strise søger i sine egne data på navn og tilbyder fundne resultater på trinnet Løs, eller trinnet Opret for en række uden for Norge, Sverige, Danmark, Finland og Storbritannien – se Oprettelse af en tilpasset virksomhed for en uløst række.
  Ugyldig virksomhedsstatus '…'	Statuscellen matcher ikke et af de anerkendte statusnavne.
  Ugyldig e-mail for ansvarlig '…'	En e-mailadresse for en ansvarlig matcher ikke en bruger på dit team.

  De to sidstnævnte gælder også for en række med en privatperson, og en række med en privatperson kan desuden fejle på et manglende navn eller en ugyldig fødselsdato. Hvor en meddelelse viser en værdi i anførselstegn, er det cellen nøjagtigt, som den optrådte i din fil; en celle, der var tom, rapporteres uden en sådan, blot som Ugyldigt organisationsnummer, Ugyldigt land eller Ugyldig virksomhedsstatus. Download fejl giver dig de fejlbehæftede rækker som en CSV-fil, så du kan rette dem og erstatte filen.

  En fejlbehæftet række springes over ved import; resten af filen indlæses uanset hvad, så en fejl blokerer aldrig for Upload. Trinnet er der for at fortælle dig, hvilke rækker der ikke kom med, og hvorfor. For at inkludere en række skal du enten rette den i din fil og erstatte filen eller – hvor rækken navngav en virksomhed eller intet matchede – løse den på trinnet Løs eller oprette en virksomhed for den på trinnet Opret.

• Advarsler – rækker, som importeres, men hvor der er noget, der er værd at kaste et blik på. En advarsel blokerer aldrig uploadet og udelukker aldrig en række fra det; trinnet er der for at oplyse dig om, hvad importen besluttede, ikke for at afkræve dig en handling.

  Advarsel	Årsag
  Navn i fil (…) matcher ikke den fundne virksomhed (…)	Organisationsnummeret pegede på præcis én virksomhed, og dens navn stemmer ikke overens med cellen Navn. Nummeret afgør, hvilken virksomhed der importeres, så rækken importeres stadig.

  Meddelelsen angiver både det navn, du anførte, og den virksomhed, nummeret blev løst til, så du kan skelne mellem en harmløs stavevariation og et forkert nummer. Download advarsler giver dig disse rækker som en CSV-fil; Download fejl inkluderer dem også, så én ret-og-erstat-runde dækker alt, filen blev markeret for. Det er helt sikkert at gen-uploade en række, der allerede er importeret – den fanges af dublethåndteringen ovenfor.

Overvågning

Trinnet Import i upload-dialogen indeholder et afkrydsningsfelt med Føj uploadede virksomheder til overvågning (eller Føj uploadede personer til overvågning), som er markeret som standard. Fjern markeringen for at importere enheder uden at sætte dem under overvågning.

Rækker, der uploades med statussen Ignored, tilføjes aldrig til overvågning, heller ikke når afkrydsningsfeltet er markeret.

En virksomhed, der oprettes ud fra en uløst række, følger det samme afkrydsningsfelt i stedet for den standard, der gælder ved manuel oprettelse af en tilpasset virksomhed et andet sted i Strise, som automatisk overvåger den.

Når du har bekræftet uploadet, importeres enhederne i baggrunden, så der kan gå et stykke tid, før de alle fremgår af din portefølje.